Oggi, il controllo degli accessi in azienda richiede una gestione oculata e scrupolosa dei flussi di ingresso e uscita di dipendenti e visitatori. Il delicato periodo che stiamo vivendo, infatti, detta l’agenda con nuovi obblighi per le aziende e implica l’adozione di strumenti adeguati a rispondere ad esigenze mutabili nel tempo, gestendo in maniera efficace una serie di dati che, se interrogati, vadano ad individuare – ad esempio – tutte le persone presenti all’interno di un impianto in un arco di tempo specifico. Quindi, un efficace ed efficiente sistema di gestione degli accessi non può essere più demandato a soluzioni superficiali e raffazzonate. Ma vediamo, qui di seguito, alcuni dei trend che sempre più caratterizzeranno le soluzioni per il controllo degli accessi in azienda.

Controllo degli accessi in azienda: carta addio

Il vecchio registro cartaceo all’ingresso non basta più. Un controllo degli accessi in azienda digitalizzato, normato e tracciato consente innanzitutto di evitare uno spreco di carta inutile. Basta pensare solamente agli obblighi di legge che impongono di comunicare le norme di ingresso e le misure anti Covid 19 o alla normativa sul trattamento dei dati raccolti. Si rischia di avere un mucchio di fogli che, di fatto, nessuno legge. Per non parlare della compromissione della privacy dei dati dei visitatori esterni, dal momento che questi formulari sono alla mercé di chiunque entri. Ma c’è un altro problema che comporta un registro cartaceo: ad esempio, nel caso in cui una struttura abbia più punti di accesso, questo sistema non consente di avere una visione centralizzata di quante persone siano presenti in un dato momento e dove. Un problema in caso di emergenza e, in un periodo come quello attuale, un rischio per la salute pubblica.

Controllo degli accessi in azienda in modalità SaaS

Una gestione digitale consente di sfruttare la comodità di soluzioni web based. È la logica SaaS (Software as a Service) in cui il software è allocato su un server dedicato e gli utenti finali non hanno bisogno di installare nulla. Sia la plancia di gestione sia l’interfaccia utente sono accessibili da un qualsiasi device dotato di connessione internet e browser per la navigazione web. I benefici sono notevoli: comodità e flessibilità in presenza di più punti d’accesso ad una struttura, e quindi più dispositivi sui quali far girare l’applicazione. Più in generale, adottare una soluzione cloud-based per servizi che richiedono la raccolta e il trattamento dei dati personali, come nel caso del controllo degli accessi in azienda, consente una riduzione dei costi complessivi di gestione. Bisogna comunque fare attenzione che l’applicazione adottata sia in linea con le indicazioni stabilite dal GDPR e che i server si trovino in territorio italiano o europeo.

Controllo degli accessi in azienda semplificato con QR code

Un’altra esigenza attuale alla quale può rispondere un servizio di reception digitalizzato è quella di evitare gli assembramenti. In questa direzione va un’altra soluzione che si va sempre più diffondendo, ovvero la gestione degli accessi semplificata tramite l’utilizzo di QR code. Come funziona? Al di là della specifica soluzione applicativa scelta, il principio è quello di pianificare un appuntamento preregistrando i dati di un visitatore. A quest’ultimo verrà inviato un QR code che potrà usare all’ingresso, velocizzando la procedura di registrazione e quindi evitando il più possibile la presenza di più persone in spazi a volte angusti. Nei sistemi software per il controllo degli accessi in azienda, il QR code può svolgere la funzione di badge con informazioni precompilate, da inviare ad esempio a dei visitatori esterni abituali, come fornitori e manutentori. Al momento dell’entrata verrà richiesta soltanto la presa visione e accettazione della documentazione per il trattamento dei dati o per le misure anti – Covid19, che peraltro può essere inviata a priori insieme al QR code, snellendo ulteriormente le procedure di ingresso.