Quando si parla di gestione della manutenzione degli asset spesso ci si riferisce a quelli produttivi, ma si rischia di trascurare un aspetto fondamentale: ogni bene aziendale è oggetto di manutenzione, inclusi gli automezzi. Se è vero, infatti, che nessun operatore vorrebbe mai vedere l’impianto su cui lavora fermo per un guasto improvviso, allo stesso modo i commerciali o i tecnici che devono effettuare interventi fuori sede non vorrebbero mai “restare a piedi” per un guasto improvviso al loro veicolo. La corretta gestione dei veicoli aziendali, dunque, interessa non solo le aziende che si occupano di trasporti ma anche tutte quelle che hanno un parco automezzi, non necessariamente di grande entità.

È bene, pertanto, che le imprese siano consapevoli di come, attraverso approcci e strumenti più smart, molti asset – compresi appunto gli automezzi – se correttamente gestiti possano incidere positivamente sulla produttività e sulla redditività aziendale.

Gestione dei veicoli aziendali: verso un approccio smart

La gestione dei veicoli aziendali è un’attività più complessa di quanto appare, poiché può nascondere inefficienze in grado di aumentare i costi per l’impresa. Ciò nonostante, è anche una delle più sottovalutate, tanto che sono molte le aziende che si affidano ancora a semplici fogli Excel per la gestione dei loro veicoli aziendali.

Risultato? A parte gli eventi programmati come tagliandi, revisioni, sostituzione stagionale degli pneumatici, ogni altro intervento è ancora affidato ad un approccio reattivo: quando la vettura si guasta o segnala un problema, si provvede alla riparazione. Il che significa, di fatto, non avere alcun controllo reale di questi particolari asset.

A differenza di quello che alcuni potrebbero pensare, la scelta migliore per gestire questo aspetto dell’attività aziendale è impiegare una soluzione gestionale di asset management. Un software che si occupi di gestione, controllo e pianificazione della manutenzione degli impianti con un approccio integrato e data driven, ovvero tramite la raccolta di dati da fonti non omogenee (dalle scadenze amministrative fino alle centraline dei mezzi) e la loro integrazione in un unico workflow.

Come ottimizzare la gestione del parco automezzi

Proprio come si utilizza un ERP per ottimizzare la gestione delle risorse e dei processi, anche il governo degli asset aziendali ha bisogno di un salto di qualità sotto il profilo del controllo impianti. Vale a dire di una piattaforma di Enterprise Asset Management (EAM) o Computerized Maintenance Management System (CMMS).

Quando ci si riferisce alla gestione dei veicoli aziendali, gli obiettivi da raggiungere sono essenzialmente tre:

• aumentare la vita utile di ciascun veicolo;
• minimizzare i costi dell’asset;
• garantire un monitoraggio costante delle prestazioni.

Ma come si ottengono concretamente questi risultati? Prima di tutto, attraverso la gestione documentale ovvero associando ad ogni asset (veicolo) libretto di circolazione, documenti assicurativi, ecc. Poi, mediante la pianificazione degli interventi di manutenzione ordinaria dei veicoli aziendali e l’analisi di quelli di manutenzione straordinaria. Il sistema raccoglie ed elabora tutte le informazioni relative ad ogni singolo mezzo rendendole fruibili ai responsabili della manutenzione. Per ogni veicolo, dunque, si crea una scheda dettagliata che riporta informazioni aggiornate su tipologia, anno di immatricolazione, chilometri percorsi, guasti occorsi, interventi di manutenzione già effettuati, ecc.

I vantaggi del controllo del parco automezzi aziendali

Tramite un’opportuna gestione è possibile:

• efficientare gli interventi di manutenzione programmata;
• tenere sotto controllo i costi di interventi straordinari;
• conoscere il tempo di vista residuo dell’asset;
• offrire ai responsabili informazioni preziose per orientare future decisioni di acquisto.

Tutti vantaggi concreti e misurabili in termini di efficienza aziendale, a cui si aggiunge anche un beneficio dal punto di vista della sicurezza, poiché guidare un automezzo in perfetto stato contribuisce, evidentemente, a ridurre il rischio di incidenti.

Oggi, sul mercato esistono diverse piattaforme software per il controllo degli impianti e la gestione dei veicoli aziendali. Come selezionare le migliori? Senza dubbio, tra le caratteristiche da prendere in considerazione, oltre alle funzionalità già citate, c’è il tema dell’accessibilità: ricerca rapida delle informazioni, condivisione semplice di documenti e accesso alle funzioni più importanti anche da remoto, tramite browser o app mobile sono aspetti che oggi più che mai, in questa “nuova normalità”, possono fare la differenza nella gestione delle degli automezzi e degli asset in generale.