La gestione dei turni di lavoro è un’attività che richiede accortezza e scrupolosità, spesso con tempi molto lunghi. È importante tener presente una serie di vincoli relativi all’organizzazione del lavoro, ai contratti collettivi, alle caratteristiche e alle esigenze dei dipendenti.

Nonostante sia un lavoro che richieda la massima attenzione, purtroppo in molte aziende è ancora demandato a soluzioni non ottimali: si va dal tradizionale calendario e taccuino a, nel migliore dei casi, un foglio Excel condiviso (software che risente di tutte le limitazioni di un applicativo non progettato per queste funzionalità). Ecco allora quattro vantaggi che derivano dall’adozione di un software dedicato alla gestione dei turni di lavoro.

Drastica riduzione dei tempi di pianificazione

La gestione dei turni di lavoro richiede tempo. Pensiamo ad una struttura sanitaria con personale da incastrare su tre turni di lavoro nell’arco delle 24 ore. Normalmente, nella seconda metà del mese, andranno organizzati i turni per il mese successivo, rispettando una serie di vincoli che vanno dai riposi, all’alternanza dei weekend, al numero massimo di notti che possono essere effettuate da un singolo addetto, ecc.

Uno tra i più importanti vantaggi di un software per la gestione dei turni sta nell’automazione e nella conseguente riduzione dei tempi necessari da dedicare alla pianificazione ed alle sue variazioni per imprevisti. Sarà necessario configurare il sistema, impostando i criteri che l’applicativo dovrà rispettare per assegnare i turni a ogni singolo dipendente. Migliore sarà il software, maggiori le opzioni di personalizzazione. A questo punto, si sarà in grado di programmare automaticamente i turni per il mese successivo o per l’intervallo di tempo desiderato.

Modifiche semplici e veloci

L’altro grande vantaggio sta nella possibilità di modificare velocemente la turnazione. Se un dipendente comunica un’indisponibilità per un determinato giorno, non sarà necessario perdere altro tempo nel riorganizzare tutta la turnazione a venire e nel comunicare le modifiche al resto del personale interessato.

Infatti, un buon software per la gestione dei turni di lavoro consente di effettuare una nuova pianificazione in maniera molto semplice e intuitiva grazie a un’interfaccia grafica a caselle, similare a quella di un foglio Excel, ma senza le stesse limitazioni. La modifica di una casella si traduce automaticamente nell’elaborazione di uno o più scenari alternativi per la riorganizzazione dei turni successivi. In pochi clic, il gioco è fatto.

Una migliore comunicazione nella gestione dei turni di lavoro

Le soluzioni software per la gestione dei turni possono essere completate da applicazioni per smartphone e tablet, il che migliora esponenzialmente la comunicazione interna. Una volta inserita una modifica alla turnazione, il software invierà un alert a tutto il personale interessato; visualizzata la notifica sull’app, i dipendenti potranno importare la modifica nel proprio calendario o, se necessario, potranno comunicare con il responsabile tramite un sistema di messaggistica integrato nell’app. In questo modo, tutta la comunicazione tra responsabile e turnista ne risulta semplificata e velocizzata, con evidenti vantaggi sulla complessiva organizzazione del lavoro.

Pochi errori e una migliore gestione delle risorse umane

Un altro vantaggio da non trascurare sta nel ridurre la percentuale di errore e la sicurezza in generale. L’utilizzo di applicativi non progettati per queste funzionalità (come ad esempio Excel, o peggio ancora soluzioni cartacee), può comportare frequenti errori nella compilazione e modifica della turnazione. E, talvolta, gli errori nella pianificazione dei turni possono generare incomprensioni e attriti che minano la compattezza del team.

Questa eventualità si riduce sensibilmente con l’adozione di un software di gestione dei turni di lavoro. Basterà porre la massima attenzione nella fase iniziale di configurazione del software, impostando le regole che l’applicativo dovrà seguire. Se a ciò si aggiunge la velocità e la semplicità nelle comunicazioni tra responsabile e turnisti, ci si rende conto di come tutto ciò ottimizzi la gestione delle risorse umane, con indubbie ricadute positive sulla produttività aziendale.