L’adozione di un software per il controllo degli accessi è ormai una scelta obbligata per le aziende. Un efficiente monitoraggio degli ingressi e delle uscite è fondamentale per ottimizzare il servizio di reception, per esigenze di sicurezza, anche per mettere in atto le misure di contrasto al Covid-19. Una soluzione di questa tipologia deve tenere conto delle caratteristiche dell’azienda: le esigenze di una PMI possono essere differenti da quelle di una grande organizzazione con, ad esempio, più ingressi o addirittura più sedi da monitorare. Allo stesso tempo bisogna avere ben chiara la tipologia di utenti che si andrà a registrare. In azienda entrano visitatori esterni? Con che frequenza? Con quale motivazione o permesso? Sono clienti, fornitori, partner commerciali oppure manutentori ricorrenti? Al netto di queste differenze, ci sono alcune caratteristiche fondamentali da considerare per scegliere il giusto software per il controllo degli accessi.

Software per il controllo degli accessi: flessibilità e semplicità prima di tutto

Tra le caratteristiche principali da tenere in considerazione nella scelta di un buon software per il controllo degli accessi vi sono: la flessibilità, per essere eseguito su molteplici dispositivi (PC All-in-One, tablet o totem) sfruttando la comodità del web, e la semplicità, garantendo una user experience fluida e senza intoppi. Difatti, un software nativamente web non necessita alcuna installazione, può disporre di un layout responsive (adattandosi a dispositivi diversi) e permette l’utilizzo mediante un semplice browser.

Per motivi differenti, l’applicativo può essere utilizzato da due tipologie di utenti: i visitatori esterni, i quali si registrano in reception accedendo all’interfaccia front-end su tablet o totem touchscreen; e i dipendenti dell’azienda, i quali si autenticano all’interfaccia back-end (preclusa ai visitatori esterni) che consente, ad esempio, di pianificare un appuntamento.

Agenda condivisa: la possibilità di pianificare gli appuntamenti

Altro requisito essenziale è la possibilità di programmare gli appuntamenti con i visitatori esterni, caratteristica ancor più cruciale oggi per rispettare le regole anti Covid19 evitando la formazione di assembramenti in reception. Quindi, il software offre ai dipendenti la possibilità di pianificare autonomamente le visite, gestire le sale riunioni e inviare un invito via e-mail anticipando al visitatore sia il QRCode da mostrare all’ingresso sia la modulistica informativa che dovrà visionare, come le regole di accesso e la normativa sulla privacy.

Una volta fissata in agenda, la visita può essere soggetta all’approvazione di un manager o di un responsabile di settore. In questo modo si ha la possibilità di scaglionare gli ingressi e, al tempo stesso, sarà sempre possibile sapere quanti visitatori esterni sono previsti in entrata in un determinato giorno

L’importanza della gestione dei dati con il software controllo accessi

Valutate le caratteristiche e la tipologia di dati da richiedere ai visitatori e/o al personale non dipendente in ingresso e in uscita dall’azienda, è evidente che un software per il controllo degli accessi sarà chiamato a gestire una notevole quantità di dati personali: ad esempio, al di là della compilazione anagrafica, alcune aziende possono richiedere la scansione di un documento di identità oppure – in caso di particolari esigenze di sicurezza – prevedere l’integrazione con sistemi di riconoscimento facciale.

In sostanza, si evince l’importanza di implementare un software perfettamente in linea con le indicazioni del GDPR (regolamento europeo per la protezione della privacy) per il trattamento dei dati, in grado ad esempio di offrire l’anonimizzazione dei dati e una corretta conservazione solo per strette esigenze del servizio e, in questo delicato periodo, per il tracciamento anti Covid-19.