Dal punto di vista tecnologico operare in smart working significa avere a disposizione tutti gli strumenti hardware e software per svolgere appieno le proprie attività, con responsabilità e produttività.

Ovviamente lo strumento basilare è il computer, tipicamente portatile, meglio se dato in dotazione o comunque verificato a priori dall’azienda, al fine di essere considerato adeguato per operare nel migliore dei modi anche da contesti diversi da quelli dell’ufficio.

Suggerimento: Un computer datato o un monitor troppo piccolo possono rendere piuttosto difficoltoso il lavoro da remoto.

Altrettanto fondamentale, poi, è avere una connettività adeguata, sia da casa che in azienda, per gestire il traffico dati in relazione alle proprie mansioni: chi opera solo su applicazioni d’ufficio (es. Microsoft Word o posta elettronica) ha necessità di banda internet inferiori a chi deve usare applicativi più tecnici (es. progettazione 2D/3D).

Suggerimento: In caso di connettività ridotta (e di impossibilità di migliorarne il contratto nel breve termine), se altri famigliari stanno operando nella medesima modalità, è opportuno pianificare i momenti della giornata al fine di garantire a tutti una connessione stabile e performante.

Nel caso in cui si debba accedere alle cartelle di rete e relativi file presenti sui server aziendali è necessaria la configurazione di una VPN (Virtual Private Network) dal proprio dispositivo ai sistemi aziendali, applicando a priori le corrette impostazioni di sicurezza per garantire accessi controllati alle informazioni aziendali.

Suggerimento: Nel tempo è opportuno dotarsi sempre di più di soluzioni web per la gestione di dati e documenti, con traffico dati opportunamente criptato e sistemi di autenticazione a più fattori.

Se si vuole dare continuità operativa anche alla reperibilità telefonica classica (es. reception, customer service, ecc.), è indispensabile dotarsi di un sistema VoIP (Voice over Internet Protocol) così da poter accedere al proprio centralino o interno telefonico direttamente dal proprio dispositivo portatile, mediante specifiche applicazioni web o mobile che rendono l’ufficio di fatto onnipresente.

Suggerimento: Durante il lavoro da casa, ancor più che in ufficio, lo smartphone può portare a diverse distrazioni: è bene disattivare avvisi e notifiche specie nei momenti più produttivi della giornata.

Lo smart working, così come il lavoro tradizionale, deve molto del suo successo alla collaborazione tra gli addetti, in particolare a quelli appartenenti ad un certo team, opportunamente guidato nei tempi e nei metodi di lavoro: ecco perché, al di là delle classiche applicazioni d’ufficio, è opportuno disporre di soluzioni di collaboration (es. Microsoft Teams) per condividere task, avanzamenti, documenti, manuali, ma anche momenti di formazione e riunioni virtuali.

Suggerimento: Se si prevede di dover interagire con colleghi, clienti o fornitori anche via video è necessario che il portatile sia dotato di una videocamera: attenzione però alla qualità della propria connettività essendo lo streaming video piuttosto dispendioso, specie se configurato in alta qualità.

Un altro aspetto che può facilitare il lavoro agile è l’accesso a documenti in formato digitale, ovvero essersi organizzati per tempo per non dipendere da carta e faldoni per condurre la propria attività singolarmente o in team.

Suggerimento: Non è necessario mettere online tutti i file o condividere tutte le cartelle, ovvero si possono selezionare solo quei documenti che si ipotizza possano servire durante la fase di smart working, sia essa limitata a qualche ora/giorno oppure estesa ad un periodo più prolungato come quello che stiamo vivendo.