Con la gestione documentale si può contribuire in tanti modi alle attività di manutenzione per gli impianti industriali, perché anche i documenti hanno un ruolo di primo piano nell’innovazione tecnologica che si sta diffondendo tra le piccole e medie imprese, grazie anche alle agevolazioni Industry 4.0.

La dicitura “quattro punto zero” definisce, difatti, tutte le tecnologie che permettono di esplorare il mondo digitalizzato all’interno delle aziende. La gestione documentale integrata rientra a pieno titolo in questo mondo, essendo fondata su uno dei pilastri della rivoluzione 4.0: l’uso di strumenti immateriali (software, sistemi e micro-servizi) per migliorare le prestazioni “fisiche” degli impianti.

La priorità della gestione documentale è creare un unico punto di controllo, anche nell’ambito dei processi di manutenzione, con l’obiettivo di sviluppare un archivio digitale centralizzato, trovando facilmente e rapidamente ogni documento associato ai singoli asset aziendali. Ciò comporta che tra i primi passi della rivoluzione 4.0 ci sia il passaggio da documenti cartacei a quelli in formato elettronico.

Gestione documentale: cosa può fare per la manutenzione?

Vediamo più in dettaglio tre attività per sfruttare la gestione documentale nei processi manutentivi:

1. Archiviazione e ricerca rapida dei documenti

Grazie all’archivio unico digitalizzato – gestito tramite le funzionalità tipiche di un DMS (Document Management System) – è possibile eseguire, anche da remoto con un’applicazione mobile, ricerche dettagliate sui processi che riguardano ogni apparato industriale dell’azienda. I risultati mostreranno tutti i documenti associati all’impianto che si sta “investigando”: rapportini dei manutentori, schede tecniche dei diversi componenti, manuali e certificati, foto e video, ordini per l’acquisto dei pezzi di ricambio, fatture, sintesi delle scorte presenti in magazzino, ecc… Insomma, la gestione documentale può semplificare notevolmente la vita dei lavoratori. La disponibilità immediata e completa delle informazioni è inoltre un requisito essenziale della manutenzione 4.0 perché consente di prendere decisioni più efficaci e tempestive, riducendo il rischio che la perdita o mancanza di qualche documento possa influenzare negativamente i processi manutentivi.

2. Gestione documentale e analisi delle informazioni

Utilizzando funzionalità ancora più evolute messe a disposizione da software di BI (Business Intelligence), il manutentore può sfruttare le potenzialità della gestione non solo dei documenti ma anche dei dati, accedendo alle informazioni anche in forma visiva. Parliamo di grafici e tabelle con dati storici/tendenziali, matrici, immagini complesse e infografiche con lo scopo di facilitare la comprensione di dati complessi e rendere chiare le tendenze che caratterizzano il funzionamento dei singoli impianti. È anche grazie a queste soluzioni che il manutentore possiede tutti gli elementi per valutare se un certo impianto sta “lavorando” come dovrebbe, oppure se è arrivato il momento di un controllo più ravvicinato sul posto per stabilire il grado di usura dei suoi componenti. Qui in sostanza la gestione documentale passa di livello diventando sempre più dinamica, interattiva, capace di creare un valore aggiunto che va oltre la “semplice” archiviazione e indicizzazione delle informazioni.

3. Lavoro di squadra con la gestione documentale

Un altro modo per sfruttare la gestione documentale per la manutenzione degli impianti è il lavoro di squadra. Si parla sempre più spesso della possibilità di creare vere e proprie “stanze collaborative virtuali” (Collaboration Room) dove scambiare e condividere documenti e informazioni. Collaborazione e condivisione sono due parole-chiave dell’innovazione 4.0 perché gli strumenti digitali possono esprimere il massimo delle loro potenzialità quando sono connessi in reti estese, che includono non solo le tecnologie materiali/immateriali (impianti, sensori, software) ma anche le persone. Di conseguenza, tra le funzioni più importanti di una piattaforma, ci sono quelle che permettono di organizzare e aggiornare i documenti nell’ambito di flussi di lavoro condivisi tra più utenti.