In qualsiasi azienda, il costo del personale rientra tra le prime voci di spesa, richiedendo una pianificazione efficiente, coerente e veloce. Oggi, questo compito – tradizionalmente affidato al comparto HR – può essere svolto in modo automatizzato o semiautomatizzato mediante l’adozione di un software di gestione dei turni, il quale permette di ottenere molteplici vantaggi tra cui: dedicare le risorse umane a compiti strategici anziché ripetitivi, ridurre errori e disservizi dati dalla compilazione manuale di un file Excel, ottimizzare sia la produttività sia la qualità del lavoro, con ricadute positive sull’intera organizzazione anche in termini di sicurezza e soddisfazione del personale. Ma vediamo insieme quali sono le principali funzioni che non devono mancare in un valido software di gestione turni.

Software gestione turni, pianificazione automatica e/o manuale

La pianificazione turni costituisce un elemento essenziale per un’impresa, motivo per cui deve risultare operativamente semplice e veloce. L’utente deve sempre avere una completa visibilità dei vincoli e dei parametri prestabiliti e, all’occorrenza, intervenire per apportarvi le dovute modifiche. Il software di gestione dei turni deve, quindi, permettere un’ampia gestione delle variabili – carichi di lavoro, disponibilità, competenze, gerarchie e gruppi di lavoro – che devono essere considerate in concerto dal programma al fine di produrre un’ottimale pianificazione dei turni.

Attraverso queste funzionalità è evidente come una gestione automatizzata ed efficiente possa ridurre i tempi e gli errori di elaborazione dei turni (possibili soprattutto quando la pianificazione viene affidata a file Excel o altri strumenti non idonei), attribuendo i carichi di lavoro in maniera funzionale e prevenendo ritardi e problemi sulla produzione o lato utente sul servizio

Reattività ai cambiamenti: ripianificazione rapida

Ma cosa succede se un dipendente chiede un cambio turno, se ci sono modifiche nelle commesse o assenze improvvise di una o più risorse? Tradizionalmente, chi è incaricato di organizzare la turnistica è costretto a rivedere l’intero planning manualmente, con grande spreco di tempo. Un valido software per la gestione dei turni, invece, è in grado di reagire al cambiamento e all’imprevisto ripianificando orari e incarichi in pochi secondi, adattando lo schema alle nuove esigenze in modo veloce e resiliente.

Comunicazione chiara e fluida tra gli utenti

Altra funzionalità di grande rilevanza, è la comunicazione fluida ed immediata tra i vari utenti coinvolti – da un lato l’azienda con i propri responsabili HR e dall’altro i dipendenti – senza rischi di incomprensioni, fraintendimenti o ritardi. Come? Utilizzando un sistema agile, dotato di notifiche in tempo reale permettendo ad entrambe le risorse di visualizzare le ore di lavoro, richiedere e autorizzare cambi, ferie, permessi, malattie e scambiarsi comunicazioni di servizio di varia tipologia. Al fine di poter svolgere qualsiasi verifica, bisogna considerare due ulteriori elementi chiave, ovvero la tracciabilità e la trasparenza di queste comunicazioni tra azienda e dipendenti e la stretta conformità alle normative GDPR.

Tracciamento e visibilità completi

Il software di gestione turni è sicuramente un valido strumento nelle mani degli HR manager, permettendo loro di monitorare l’attività dei dipendenti, così come pianificata o confrontandola con la situazione effettiva data dalle timbrature eseguite mediante la sua stessa app. Ma, prima di tutto, è necessario generare una tabella completa dei dipendenti, provvedendo alla registrazione di dati anagrafici, disponibilità e ruolo all’interno della gerarchia organizzativa. Successivamente, il software deve offrire una chiara visione dei calendari per ogni singolo reparto, le statistiche di ogni collaboratore e, infine, le richieste di permessi e ferie. In questo modo il responsabile può monitorare e valutare il rendimento e l’attività di ognuno verificando, eventualmente, la presenza di comportamenti ripetitivi e non conformi alle policy aziendali che potrebbero essere eventualmente sanzionati.

Accessibilità in cloud

Altra caratteristica rilevante è la disponibilità del software in cloud, senza la necessità di un’infrastruttura tecnologica dedicata ma, al contrario, amministrando la piattaforma da qualsiasi browser web e con la possibilità di accedervi anche tramite app su dispositivi mobile. In questo modo, il workflow aziendale diviene completamente dematerializzato e può essere accessibile da qualsiasi dispositivo (pc, smartphone o tablet), mantenendo un sistema aperto in grado di rendere disponibile il download dei contenuti.

Interfaccia verso i sistemi aziendali

Non da ultimo, il software deve essere in grado di dialogare e interfacciarsi con altri programmi e applicazioni di gestione del personale in uso in azienda come i tool di controllo timbrature (o comunque sistemi di rilevamento presenze), software paghe, gestione dell’anagrafica del personale e altri sistemi legacy.

Grazie a questa e alle altre funzionalità elencate, lo scambio di informazioni in azienda può divenire più fluido e i software di gestione turni possono risolvere eventuali criticità e minimizzare sprechi di tempo e risorse, al fine di razionalizzare la forza lavoro nel suo complesso e creare in azienda un ambiente più armonioso e produttivo.