Gestire e comunicare i turni di lavoro, in tempo reale
1200 turnisti, 20 presidi territoriali, centinaia di centri di costo. Da questi numeri nasce l’esigenza di Sanitàservice di organizzare in modo ottimale e pianificare i turni di lavoro. Dematerializzazione, semplicità di utilizzo e un ritorno misurabile dell’investimento gli elementi attenzionali nella scelta. Esigenza sfidante accolta da Look&Go, la soluzione in WebApp residente in Cloud e con una APP su smartphone che pianifica, gestisce, comunica in tempo reale i turni di lavoro, garantisce un notevole risparmio di tempo sulla gestione del personale, si interfaccia con gli altri software di gestione del personale già installati.
Prova provata? È Gianfranco Budano, Direttore del Settore Logistica di Sanitàservice, realtà che opera in ambito sanitario sul territorio della provincia di Lecce, a parlarne con razionali qualitativi a supporto della scelta di Look&Go.
Sanitàservice è l’“in house Provider” dell’ASL di Lecce, suo unico socio e committente. Svolge attività e servizi strumentali all’esercizio delle funzioni istituzionali dell’Azienda Sanitaria Locale di Lecce in differenti aree dell’organizzazione: dal CUP (Centro Unico Prenotazione) con attività di call center e back office, alla gestione e presidio del Data Center, al servizio di vigilanza non armata, portierato e telefonia, ai servizi di logistica integrata trasporto, servizi di manutenzione, pulizia, sanificazione e disinfezione dei locali, alla gestione delle aree verdi, all’accompagnamento dei pazienti per l’esecuzione di esami diagnostici.
Si trattava di un’operazione complessa e delicata, andare ad incidere contestualmente su due ambiti: la parte organizzativa con lo scopo di agevolare risorse e coordinare turni, e quella manageriale-operativa per sovraintendere ai carichi di lavoro, effettuare la valutazione sulle ottimizzazioni delle risorse, creare il miglior equilibrio tra le richieste e le necessità dell’organizzazione. Disporre di una soluzione centralizzata che consentisse di governare oltre mille persone, verificare in tempo reale l’utilizzo dei singoli operatori nei propri Centri Costo e, contestualmente, ottimizzare i carichi di lavoro, ha garantito e sta garantendo efficacia ed efficienza – spiega Gianfranco Budano.
Look&Go si è dimostrato infatti un software completo e facile da usare. I nostri coordinatori sono in grado di pianificare in maniera automatica e veloce. I turnisti hanno a disposizione la propria pianificazione e, in tempo reale, ricevono eventuali variazioni di turno garantendo sempre la certezza del dato. Inoltre la soluzione è predisposta per garantire la comunicazione tra responsabili e turnisti (e viceversa). Ciò consente ai turnisti di inoltrare richieste quali ferie, permessi, cambi turno, ecc., e ai responsabili di chiedere disponibilità per variazioni o per integrazioni di turno, oltre che inviare comunicazioni di servizio. Oltre ad essere un software intelligente perché è in grado di imparare dalla pianificazione dei mesi precedenti, Look&Go è una soluzione matura, attivabile in modo rapido e fruibile, è un facilitatore nei momenti di transizione organizzativa e change management – aggiunge Gianfranco Budano.
Look&Go è riuscito a supportarmi nell’affrontare un’esperienza di valore. Benefici indubbi in termini organizzativi e di impatto costi-benefici per avere sotto controllo l’intero flusso, continuativo ed emergenziale, e per gli sviluppi futuri che Sanitàservice ha in programma. Siamo in procinto di acquisire nuovi importanti servizi come l’emergenza urgenza e il trasporto secondario, una crescita in termini qualitativi, con servizi sempre più importanti e core per l’ASL di Lecce, e quantitativi. Essere pronti è il passo per il futuro – conclude Gianfranco Budano, Direttore del Settore Logistica di Sanitàservice.
